Bei ExpenseMonkey geht es darum, die Kostenverfolgung mühelos zu gestalten, und unsere Funktion „E-Mail an Ausgaben“ ist ein perfektes Beispiel. Leiten Sie Ihre Quittungen einfach an eine spezielle E-Mail-Adresse weiter und wir extrahieren automatisch wichtige Details, sodass Ihre Ausgaben ohne zusätzlichen Aufwand erfasst werden.
So aktivieren Sie E-Mail für Ausgaben
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Gehen Sie zu Einstellungen:
Öffnen Sie Ihren ExpenseMonkey-Arbeitsbereich und navigieren Sie zu Einstellungen. -
Zugriffsintegrationen:
Klicken Sie auf Integrationen und wählen E-Mail an Expect. -
Aktivieren Sie Ihre dedizierte E-Mail:
Nach der Aktivierung erhalten Sie eine eindeutige E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Quittungen weiterleiten können.
So funktioniert es
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Einfache Weiterleitung:
Egal, ob es sich um ein Foto einer physischen Quittung oder einer digitalen Rechnung handelt, senden Sie es einfach per E-Mail an Ihre spezielle Adresse. -
Automatische Extraktion:
Unser intelligentes System zieht wichtige Details —wie Gesamtsummen, Steuern und Lieferanteninformationen— automatisch heraus und erstellt Ausgabeneinträge. -
Optimiertes Management:
Keine manuellen Uploads oder Dateneingaben mehr. Ihre weitergeleiteten Quittungen sind organisiert und bereit zur Überprüfung und zum Export.
Best Practices und was Sie vermeiden sollten
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Einzelquittung pro E-Mail:
Für eine optimale Verarbeitung senden Sie eine Quittung pro E-Mail. Mehrere Dateien in einer E-Mail verursachen Verarbeitungsprobleme. -
Vermeiden Sie passwortgeschützte PDFs:
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen weitergeleiteten Dateien nicht passwortgeschützt sind, da diese nicht automatisch verarbeitet werden können. -
Klare Bilder:
Verwenden Sie gut beleuchtete, klare Bilder, damit unser System die Details genau aus Ihren Quittungen extrahieren kann. -
Einheitliche E-Mail-Adresse:
Senden Sie Quittungen immer von derselben E-Mail-Adresse, um die Konsistenz zu wahren und Synchronisierungsprobleme zu vermeiden.
Benachrichtigungen und Fehlerbehebung
Wenn der Kostenerstellungsprozess aus irgendeinem Grund nicht wie erwartet funktioniert, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass ein Problem aufgetreten ist. Auf diese Weise können Sie die Quittung erneut senden oder das Dateiformat überprüfen, um sicherzustellen, dass es für die Verarbeitung geeignet ist.
Brauchen Sie mehr Hilfe?
Unser Ziel ist es, die Kostenverfolgung so nahtlos wie möglich zu gestalten. Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Fragen zur Verwendung von E-Mail to Expense haben, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung support@expensemonkey.io.
Genießen Sie die Einfachheit und Effizienz der Verwaltung Ihrer Ausgaben—eine E-Mail nach der anderen!
