1. Subir recibo
Acțiune: Tome una fotografía de su recibo o cargue su archivo de recibo y deje que ExpenseMonkey extraiga los datos clave por usted. Con tecnología avanzada de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), la aplicación lee rápidamente los detalles de su recibo, lo que le ahorra tiempo al ingresar manualmente.
- Extraemos datos de campos obligatorios como Comerciante, Fecha y Monto.
- Siempre verás la moneda principal de tu organización como predeterminada, pero puedes cambiarla si es necesario. Utilice siempre la moneda del gasto; haremos los cálculos por usted y calcularemos el valor en la moneda de su organización.
- También puedes asignar una categoría, proyecto y dejar un comentario para cada recibo.
Una vez extraídos los datos, tienes dos opciones:
2a. Crear borrador
Acțiune: Guarde los datos extraídos como borrador si necesita más tiempo para revisarlos o completar información adicional más adelante. Los borradores se pueden editar y guardar según sea necesario.
Todos los gastos creados en la aplicación móvil se guardan automáticamente como borradores.
Expense Status: Draft
Expense data is saved but not yet ready for submission.
2b. Crear gasto
Acțiune: Si los datos extraídos están completos y listos, proceda a crear un gasto directamente. Esta opción traslada el gasto a la fase de verificación. Una vez que se crea el gasto, se envía para revisión y sus atributos no se pueden cambiar por razones de cumplimiento.
Expense Status: In process
Expense is submitted for approval by a manager.
3. Aprobar o rechazar
Acțiune: El Aprobador revisa el gasto presentado. Tienen la opción de aprobarlo o rechazarlo con base en la información proporcionada:
Estatutos de gastos:
- Approved: The expense moves forward in the process.
- Rejected: If rejected, you can review the rejection reason, make necessary changes, and resubmit the expense. The expense can only be submitted with a comment to address the reason for rejection.
4. Reembolsar
Acțiune: Los gastos aprobados aún deben reembolsarse a los miembros del equipo. Para evitar perder una visión general de qué gastos se han pagado y cuáles no, el proceso permite marcar los gastos reembolsados.
Los reembolsos son administrados por su empresa fuera de ExpenseMonkey en esta etapa. Si tiene alguna pregunta sobre el reembolso, comuníquese con el departamento financiero de su empresa o con su gerente.
Expense Status: Reimbursed
5. Informe
Acțiune: Esta etapa finaliza el gasto para reembolso e inclusión en registros financieros. Los gerentes pueden definir y descargar informes para compartir con contadores y contables o cargar ellos mismos archivos CSV en su software de contabilidad.
Expense Status: Reported
